Bonjour Elisabeth VIEYRA d’Evizeo conseil, pour les astuces d’Elisabeth, les astuces bien-être au travail et dans sa vie perso.
Vous en avez marre de passer du temps en réunion ?
Vous n’êtes pas le seul. D’après une étude (OpinionWay 2017), les cadres passent en moyenne 9 heures par semaine en réunion ! Et près de la moitié (52%) de ces réunions servent … à rien.
En effet, vous êtes nombreux à le dire : on est tout le temps en réunion !
Combien de fois j’ai entendu dire en entreprises : on perd du temps en réunions qui ne servent à rien. Trop souvent, l’organisateur invite « la Terre entière » à des réunions que personne n’ose refuser de peur d’être mal vu.
Résultat : la plupart des participants sont sur leur mobile, leur ordinateur ou font la sieste les yeux ouverts ! Lol
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Trop de réunions, … coûtent cher
Une autre étude réalisée cette fois-ci par Sharp a évalué l’impact financier des réunions inefficaces à 3 300 euros par an et par employé. Ca fait réfléchir ….
De quoi est composé ce coût ?
Un cadre en réunion, n’est pas à son bureau à piloter son activité. Cela peut engendrer des retards de prises de décisions, des mauvais choix faits en urgence en son absence. C’est de la baisse d’implication « le chat n’est pas là, les souris dansent ».
Un CODIR en réunion, c’est toute une logistique qui demande du temps, des ressources.
Une organisation avec trop de réunions, c’est comme un supertanker, c’est lourd et difficile à manager, çà consomme de l’énergie et c’est lent.
Vous mêmes, faites le compte, regardez votre agenda : à combien de réunion avez vous été invité la semaine dernière ?
Combien d’entre elles étaient nécessaires ?
Votre présence était elle indispensable ?
Combien se sont terminées avec une prise de décision ?
Et si ce nombre de réunions dont tout le monde est d’accord pour dire qu’elles ne servent à rien, cachait quelque chose de plus grave : plus personne n’ose décider et on ne prend jamais de décision. Tout le monde râle mais en silence.
6 actions incontournables
La solution est sans doute dans le courage de casser ces schémas inutiles en revenant aux basiques utiles :
1- Arrêter d’organiser des réunions s’il n’y a ps une bonne raison. L’astuce : définir un objectif menant à une prise de décision concrète. C’est par exemple utiliser le QQOQCP, les 5M… pour mener les débats.
2- Justement les débats, nommer un facilitateur qui va garantir que les débats ne seront pas hors sujet et que le temps est maîtrisé. Il fait également en sorte que tout le monde s’exprime. Celui qui ne s’exprime pas …
3- Pour être sûr de rester dans le sujet, inviter les personnes impactées par la décision à prendre, « les clients » et « les fournisseurs » du sujet. L’approche processus peut être utile par exemple.
4- Sortir des réunions formelles. Les réunions autour d’une table peuvent être remplacées par des réunions en visioconférence. Elles ont l’avantage de permettre aux entreprises multisites de réduire les coûts de déplacement. Par ailleurs, elles deviennent vite insupportable au-delà de 30minutes… lol.
5- Commencer et finir à l’heure.
6- Terminer en s’assurant que l’objectif de la réunion est atteint (décider ou valider). Le compte-rendu est quasiment terminé si en plus, quelqu’un a été chargé de prendre des notes.
Avec ces 6 propositions, vous pouvez désormais faire HALTE à la réunionnite aigue !
Et vous ? Que pensez-vous de ces 6 propositions ? Vous aussi vous en avez marre des réunions qui durent longtemps et ne servent à rien ? Merci de commenter, partager et liker cette vidéo.
A bientôt.